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什么是电话应答服务?
电话应答服务是一组经过行业培训的客户服务专业人员，他们代表组织(他们的客户)管理呼入和呼出电话。.
通常，电话应答服务公司通过呼叫前转来运营. 当组织在其办公室电话上激活此选项时, 电话流量自动转移到应答服务提供商的办公室.
电话由训练有素的行业代表接听，他们了解来电者的需求和客户的服务，并专业准确地回答来电者的问题. 当与客户交谈时，他们根据特定的指导方针或脚本工作.
Therefore, 呼叫者不会意识到他们连接的是外部客户代理，也不会意识到他们没有直接接通他们所拨打的办公室.
这些专家还将为您提供辅助服务, 比如通过实时聊天帮助客户, 电子邮件和社交媒体.
According to Salesforce, 疫情时代使用最多的客服渠道是视频聊天, 其次是其他数字渠道，如移动应用和即时通讯应用.
这些专业公司提供实时报告，不仅可以让您监控账单和代理的表现，还可以帮助您了解客户的需求和关注点.
电话应答服务公司做什么?
电话应答服务专家取代或支持传统的接待员和呼叫中心.
他们通过以下方式帮助品牌与客户建立有意义的个人联系:
- Screening calls
- Recording calls
- Delivering messages
- Setting appointments
- 管理紧急呼叫
- Processing outbound marketing campaigns
- Taking orders
- 提供客户服务和技术支持
- 通过文本、电子邮件、视频聊天等方式与客户沟通
电话应答服务公司有多种身份, 但他们的主要目标是尽可能以最好的方式展示客户的业务，并提供出色的客户支持, 提升品牌形象，提高客户满意度.
他们可以在下班后处理大量的电话, 在周末或节假日, 确保每位客户都能得到特别的照顾和个性化的沟通.
电话应答服务、呼叫中心和虚拟前台有什么区别?
这三种类型的服务根据它们处理任务的方式略有不同.
1. 电话应答服务公司 通常会接到简短的电话，然后转接到不同的部门.
他们的工作是从打电话的人那里收集关键信息，比如他们的名字, 电话号码或他们纠结的一般问题. 他们会在需要的地方迅速传递这些信息，以便客户的员工能够做出相应的回应.
2. Call centers 主要负责处理与订单和电话营销相关的大量电话.
他们还可以通过电话回答问题或发送电子邮件和短信来亲自处理各种客户要求.
3. Virtual receptionists 执行与应答服务和呼叫中心相同或类似的任务. 此外，他们还可以帮助企业获取潜在客户和安排约会.
However, 他们更关心你的业务成功，并与你的团队进行更多的互动.
他们的工作是提高客户满意度和销售额, 因此，他们提供各种与客户服务相关的服务，并以专业的态度处理沟通.
考虑到对这些专业服务的需求越来越大, 这三种类型的公司可能会提供客户支持服务，每个公司通常会单独提供.
为什么要外包电话应答服务?
从降低成本到促进销售, 以下是电话应答服务公司可以为您的业务带来的主要好处:
好处1:降低成本
与雇佣内部接待员相比，这可能会花费你 $2.每月800美元和3500美元, 从长远来看，接听服务提供商可以为您节省资金, 尤其是在你把病假等额外开支考虑在内之后, holidays, payroll taxes, 办公设备和雇佣几个人来处理每个班次.
与电话应答服务提供商合作可以显著降低这些成本，因为客户代理是经过全面培训的专家，拥有处理客户通信所需的所有设备.
Plus, 他们会根据你和客户交谈的时间来收费, 因此，你将避免支付全职工资，其中包括不与客户交谈的停机时间.
好处2:提高生产力
你接到的每一个电话都是一个机会，可以为你的来电者提供优质的客户服务，同时提升你的品牌形象，提高客户满意度.
However, 回复每一个电话或邮件都是一件麻烦事, 尤其是当你和你的团队有太多工作要做的时候.
允许外部电话接听服务来管理你的客户沟通可以让你腾出很多时间，这样你就可以专注于公司的核心竞争力和更大的销售驱动力.
它会减少你的工作量，同时提高你的生产力和效率.
好处3:增强客户服务
26% 全球消费者表示，卓越的客户服务是使他们保持对品牌忠诚的属性.
电话应答服务可以帮助你的企业巩固牢固的客户关系，保持专业的形象.
他们训练有素的代表提供专业的服务，确保您的客户得到高质量的支持, 以最好的方式展示你的公司.
他们会定制你的客户体验, 为每一位来电者提供个性化的问候和回答.
他们还可以提供全天候的帮助, 即使在你公司的工作时间之外, 在周末和节假日.
Additionally, 这些机构雇佣会说几种语言的人才来为你的多语种客户服务.
所有这些因素将有助于提高 customer service，提高了客户满意度和用户忠诚度.
好处4:易于追踪
Outsourcing 电话应答服务将为您提供先进的报告工具，以跟踪您的呼入和呼出电话.
这些工具可以自动生成月度报告，并为您提供有关谁打电话给您的业务以及出于何种目的的见解.
他们还可以跟踪来电者和电话号码的关键信息，你可以在以后的销售和营销活动中利用这些信息.
In addition, 这些工具将衡量你的代理花了多少时间来帮助你的客户, 这有助于监控账单.
好处5:提高销量
优秀的客户服务是影响客户满意度和保留率的主要因素. 这是建立忠诚度和推动重复购买的关键.
电话应答服务代理可以通过提供专业的支持和有效的问题解决方案来改变一切.
这将有助于吸引更多的回头客，促进销售.
电话接听服务收费是多少?
电话应答服务是收费的. 供应商通常收费:
- Per-minute这个结构是基于座席与客户交谈的时间.
- Per call该公司对每个接到的电话都支付统一的费用.
- Per month:此费用包括每个计费周期的通话分钟数.
在美国，电话应答服务的价格通常从 $30+ 每个月最高可达几千美元.
成本从一个公司到另一个公司，以下几个因素可能会影响它:
- 使用的服务数量
- The coverage time
- 该机构的声誉
如何选择最适合您业务的电话接听服务
为您的业务需求选择最可靠的电话应答服务提供商, 考虑以下因素:
1. Industry experience
询问未来的机构是否有在同一领域和行业为公司服务的经验. If they do, 这意味着他们已经熟悉你的业务的来龙去脉, 以及客户的需求和主要关注点.
具有行业经验的座席可以更有效地为您的客户服务, 有助于提高贵公司的声誉.
2. Time coverage
想想你需要这些专家帮助你的时候. 你在工作时间需要它们吗, 下班后或只在周末和节假日?
美国的一些电话应答服务公司.S. 你可以24/7/365全天候工作，而其他人只在一天的特定时间提供支持. 在做出选择之前，向这些公司询问他们的时间覆盖计划.
3. Client feedback
通过阅读他们在独立网站上的评论，找出其他客户对每个潜在机构的看法, third-party websites.
这种形式的反馈将展示他们的能力和优势，但也会突出他们的弱点. 你会发现它们是多么可靠和灵活, 他们有什么流程，他们是否能提供卓越的客户服务.
4. Reporting
查看这些机构可以使用哪些报告工具，并询问他们多久提供一次报告以及报告将包括哪些内容.
一个优秀的电话应答服务公司将确保他们的月度报告包括关键数据，如接到的电话数量和类型, 已解决或未解决的问题数量, 每次通话所花费的时间.
5. Bilingual agents
了解电话接听服务公司是否雇用双语代表. 如果你生活在英语不是唯一口语的地区，这一点尤为重要.
考虑到西班牙语是 most spoken 在美国学习外语.S., 你可能想要与一家拥有讲西班牙语的代理机构合作，为西班牙裔客户群提供服务. 这完全取决于你的位置和客户群.
向电话服务公司提出的10个问题
- 你的团队在哪些行业有经验?
- 你能接触到什么类型的系统和技术?
- 你们还提供其他电话接听服务吗?
- 你用本地电话吗?
- 你们提供什么时间的保险?
- 你们如何保证服务质量?
- 你有紧急备用计划吗?
- 你能提供给我每月的分析报告吗? 你将追踪哪些指标?
- 你们的代理商在哪里? 他们的英语流利吗? Are they bilingual?
- 你们的服务费用是多少?合同包括哪些内容?
电话应答服务的要点
美国的电话应答服务公司可以帮助您:
- 更有效地管理客户沟通
- 处理日常工作，减少工作量
- 提供市场和销售支持
- 改善客户体验
雇佣他们每个月可能要花费你30美元到几千美元.
与电话应答服务供应商合作的好处包括:
- Reduced cost
- 提高了生产率
- 加强客户服务
- Easy call tracking
- Boost in sales
要选择最适合您业务需求的代理合作伙伴，请考虑以下因素:
- Industry experience
- Time coverage
- Client feedback
- Reporting
- Bilingual agents
祝你研究顺利!
